Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

 E.M.C.A. Staff jurídico S.A.S. [Ariza & Marín]

 A través de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales E.M.C.A. Staff jurídico S.A.S. (en adelante “La Firma” o “Ariza & Marín”) regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de Datos Personales durante el ejercicio de su objeto social, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Todas las personas que en desarrollo de los diferentes tipos de relaciones que sostienen con E.M.C.A. Staffjurídico S.A.S., sean estas permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a La Firma cualquier tipo de información o dato personal, podrán conocerla, actualizarla y rectificarla.

I. Identificación de La Firma y declaraciones preliminares

Nombre del Responsable: E.M.C.A. Staffjurídico S.A.S.

Domicilio: Medellín, Colombia.

Dirección: Calle 7 Sur No. 42 – 70 Oficina 1203

Correo electrónico: mlozano@arizaymarin.com

Teléfono: (4) 4449499

II. Derechos que le asisten al Titular de la Información

El Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a La Firma. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a La Firma salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con la ley. Algunos de los casos en los que no se requiere autorización por parte del Titular son: (i) cuando se trate de información requerida por autoridad pública en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) cuando se trate de Datos de naturaleza pública; (iii) cuando se trate de casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) cuando se trate de Tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) cuando se trate de Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  3. Ser informado por La Firma, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales y cuando ello sea procedente de acuerdo con la normativa vigente.
  6. Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de tratamiento.

III. Deberes de La Firma

Son deberes de La Firma, en cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, los siguientes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular, en los términos definidos en la Ley 1581 de 2012.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre a La Firma del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  7. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  8. Identificar cuándo determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular.
  9. Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos, cuando este así lo requiera.
  10. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  11. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  12. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  13. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

IV. Autorizaciones y Consentimiento del Titular

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de Datos Personales del Titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

V. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y su finalidad

La Firma recolecta, almacena, organiza, usa, circula, transmite, transfiere, actualiza, rectifica, suprime, elimina y gestiona los Datos Personales de los Titulares de acuerdo con la naturaleza de los datos y de las finalidades establecidas en esta Política.

En concordancia con lo anterior, los Datos Personales son empleados, de forma general, para las siguientes finalidades:

  • Brindar asesoría legal al Titular de los Datos Personales o las personas que este represente, sean estas naturales o jurídicas.
  • Cumplir con las obligaciones comerciales, laborales, corporativas y contables de La Firma.
  • Contactar a los titulares en virtud de la relación comercial, civil o laboral existente.
  • Cumplir con las obligaciones impuestas por las autoridades colombianas.
  • Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.
  • Registrar y almacenar la información de los titulares en las bases de datos de La Firma.
  • Contestar las solicitudes, peticiones, reclamaciones y quejas de los titulares.
  • Evaluar el cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los titulares o exigir el cumplimiento de las mismas.
  • Efectuar y consultar reportes ante las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia, entidades de reporte de comportamiento comercial y financiero y autoridades de policía o autoridades judiciales.
  • Consultar y verificar la información y declaraciones del Titular para la prevención del riesgo de lavado de activos y financiación al terrorismo.
  • Realizar trámites administrativos internos de La Firma tales como reportes contables, auditorías y facturación.
  • Transmitir datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, contractuales, administrativos, de mercadeo y/o operativos.
  • Transmitir y/o transferir los Datos Personales del Titular, en Colombia y hacia el exterior, a empresas vinculadas o relacionadas, a proveedores de bienes y servicios y aliados comerciales de La Firma, según sea requerido para efectos del cumplimiento de las obligaciones derivadas de las relaciones comerciales, civiles o laborales existentes con los titulares.
  • Postular los asuntos que sean encomendados a la Firma ante las listas internacionales de rankings de firmas de abogados. La postulación, la cual se hará de conformidad con la respectiva oferta de servicios jurídicos, no implica divulgación de información calificada como reservada por El Cliente y solo está dirigida a describir las tareas y el desempeño de Ariza & Marín y de su equipo de abogados en los asuntos a su cargo, para que la entidad encargada de la clasificación realice la evaluación de desempeño de la firma en relación con otras firmas del país y de Latinoamérica.
  • Para cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato celebrado con el Titular.

La Firma usará los Datos Personales que el Titular hubiera autorizado para las finalidades aquí previstas y con las restricciones que para los efectos hubiera señalado su Titular. Una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, La Firma los eliminará de sus respectivas bases de datos o, en su defecto, serán archivados en bajo estándares de seguridad de tal manera que puedan ser divulgados únicamente cuando sea exigido por la ley.

VI. Tratamiento de Datos Sensibles

La Firma restringirá estrictamente el tratamiento de Datos Personales sensibles a los indispensables para realizar su objeto social o para cumplir con requerimientos normativos o contractuales, especialmente, para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso administrativo o judicial, para lo cual informará a los titulares de forma explícita y previa cuáles son los datos sensibles y la finalidad de su tratamiento.

Lo anterior, sin perjuicio de la autorización expresa que el Titular de Datos Sensibles de a La Firma para el Tratamiento de sus Datos Sensibles para otros propósitos diferentes a los previstos en la ley 1581 de 2012. Para estos efectos, La Firma siempre deberá contar con la expresa autorización por parte del Titular de los Datos Sensibles con la indicación de la finalidad para la cual serán usados.

VII. Seguridad de los Datos Personales

La Firma ha desarrollado procedimientos técnicos, administrativos y humanos razonables para garantizar la protección de los Datos Personales de los Titulares de tal forma que se pueda impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La Firma no permitirá el acceso de terceros a los Datos Personales de los Titulares, salvo que exista autorización expresa del Titular a un tercero.

En los casos en que, de acuerdo con esta política, La Firma transfiera la información y/o Datos Personales a un tercero, éste último estará obligado a adoptar procedimientos y medidas similares que garanticen la seguridad de la información en igual o mayor medida que La Firma.

 VIII. Persona o Área Responsable de la atención de Peticiones, Consultas y Reclamos

El Área responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y/o Reclamos es la doctora Laura Castaño Echeverri, abogada de La Firma, ante quien el Titular de los Datos Personales puede ejercer los derechos aquí previstos así como a los indicados en la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes. 

El único canal de atención para el ejercicio de los derechos por parte de los titulares es:

IX. Procedimiento para la Atención de Consultas, Reclamos y Peticiones

  1. Acceso y consultas:

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en La Firma, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se debe realizar a través del correo electrónico mlozano@arizaymarin.com o por escrito y radicarlas en forma física a la dirección Calle 7 Sur No. 42 – 70 Oficina 1203 en la ciudad de Medellín.

La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho tiempo, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

X. Reclamos:

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de La Firma debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normatividad sobre protección de Datos Personales por parte de La Firma, podrán presentarle un reclamo ante La Firma.

El reclamo lo podrá presentar el Titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita radicada en físico a la dirección Calle 7 Sur no. 42 – 70 oficina 1203 de la ciudad de Medellín de lunes a viernes en el horario de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. o 2:00 p.m. a 6:00 p.m. o a través del correo electrónico mlozano@arizaymarin.com. La comunicación debe contener como mínimo:
    • Fecha de solicitud
    • Descripción clara y detallada de los hechos que dan lugar al reclamo
    • Identificación del Titular
    • Los documentos que acrediten la identidad del Titular, o la representación de su representante
    • Dirección de contacto (física y electrónica) y el teléfono para efectos de notificación.
    • Cuando el reclamo lo presente el representante legal del Titular, deberá aportar el documento autenticado que acredite su representación.
    • Firma y número de identificación
  2. Si el reclamo resulta incompleto, La Firma requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  3. En el caso de que el reclamo no sea recibido por la persona competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado
  4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “RECLAMO EN TRAMITE” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles
  5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo completo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

X. Vigencia

Esta Política de tratamiento y protección de Datos Personales entrará en vigor a partir del 30  de agosto de 2020. Cualquier cambio sustancial en esta Política de Tratamiento de Datos Personales será dada a conocer a través de un anuncio en la página web www.arizaymarin.com.

Los Datos Personales del Titular permanecerán en la base de datos de La Firma durante la duración de la relación contractual o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de La Firma, con excepción de los eventos en los que la ley disponga algo en contrario.